Notulen van de extra Algemene Ledenvergadering
op 26 januari 2010 in de Kerckhaen te Westbeemster.

     Voorzitter Henk Komin opent om 20.00 uur de vergadering en heet de leden welkom op deze extra ledenvergadering. Hij verwelkomt met name burgemeester Brinkman, die namens het gemeentebestuur aanwezig is.
     Het gemeentebestuur is zeer geïnteresseerd in de ontwikkelingen van de nieuwe afdeling, omdat ook zij meent dat dialoog met de burger essentieel is.
     Speciaal welkom voor gastspreker de heer Van Mourik.
     Deze extra vergadering is belegd omdat er na de discussie in de laatste twee jaarvergaderingen en ook na de bezorgde signalen vanuit de leden, een werkgroep is ontstaan die de materie grondig heeft bestudeerd en met een voorstel aan het Algemeen Bestuur van het HGB is gekomen. Het AB heeft het voorstel unaniem en ongewijzigd overgenomen.
     Uiteindelijk komt het er op neer, dat het zeer wenselijk is een speciale afdeling op te richten, die zich gaat bezighouden met het nauwlettend volgen en, indien nodig, bijsturen van de ruimtelijke ontwikkelingen in onze gemeente. De werkgroep zal bij punt 4 haar werk presenteren.

1. Ingekomen stukken en mededelingen.
1. Afbericht is ontvangen van mevrouw Segers en de heer K. Koning.
2. Algemene Ledenvergadering: donderdag 25 maart 2010 in de Kerckhaen te Westbeemster, aanvang: 19.30 uur.
3. Wegens verhindering van de secretaris en ziekte van de vervangster zal Joke Tulp als “aankomend secretaris” de vergadering notuleren.

Presentatie door de gastspreker P. van Mourik.

Henk Komin licht toe dat de heer Van Mourik directeur-bestuurder is van de Stichting De Regisserende Gemeente, waarbij het steeds weer gaat over de dialoog tussen burger en gemeente.
Het HGB is nu op weg met een groep mensen, verzameld in een afdeling, deze dialoog met de gemeente te starten.
De basis hiervan is: het behoud van de schoonheid van Beemster.
De heer Van Mourik vertelt dat hij tevens directeur-bestuurder is van de Stichting Stadspoort, een samenwerkingverband van 220 gemeenten op het gebied van openbare ruimte en dat hij daarbij zelf afkomstig is uit Waterland.
Aan de hand van een diapresentatie brengt hij informatie over die van belang is voor de dialoog tussen burger en gemeente, die de regie heeft.
Sturen en beslissen door de gemeente omvat ook samenwerking met de buitenwereld, waarover hij vanavond zal spreken.
In veel gemeenten loopt het draagvlak van de overheid terug, wat slecht is voor de democratie en wat de efficiëntie en effectiviteit van het gemeentelijk functioneren verkleint. Het HGB is een van de kennisnetwerken waar de gemeente iets aan kan hebben.
In zijn boek “De regisserende gemeente”wordt dit onderwerp uitgebreid behandeld.
Waarom zouden gemeente en HGB samenwerken? Hoe gaan ze met elkaar om?
De gemeente kan vanuit zijn eigen positie met de denkkracht uit de samenleving zijn voordeel doen. Daarbij moet de gemeente een eigen afweging maken hoever de samenwerking gaat. Dit hangt af van de keuze van de gemeente om de burger op welk moment waar bij te betrekken. Handig hulpmiddel is de zogenaamde keuzeladder voor dit doel.
De gemeente kan minimaal de burger informeren tot maximaal zelfbeheer onder voorwaarden geven. Dit zal afhangen van het onderwerp.

Voorbeelden:
1. Informeren           :    bijv. als de riolering wordt vervangen.
2. Raadplegen          :    vragen: wat vind je er van?
3. Adviseren             :    vragen om advies, bijv. aan het HGB.
4. Coproduceren      :    bijv. mee beslissen bij een groot bouwwerk waar particulieren de voornaamste eigenaars zijn.
5. Mee beslissen      :    bijv. als de overheid afhankelijk is van corporaties.
6. Zelfbeheer            :    bijv. onder financiële voorwaarden een dorpshuis in eigen beheer aan burgers geven. Van Mourik noemt als succesvol voorbeeld het Broeker Huis in Broek in Waterland, dat nu met winst wordt beheerd op basis van kennis vanuit de samenleving zelf.

Tips worden gegeven om de Beemster samen mooi te houden.

Het opbouwen van een succesvolle samenwerking tussen gemeente en organisaties als het HGB verloopt in vier fasen. De start is zeer belangrijk: een wederzijds willen en het vastleggen van de voorwaarden van de samenleving.
Dan is het opbouwen van wederzijds vertrouwen de kern waar het om draait. Het gaat vaak fout omdat afspraken niet zijn vastgelegd. Dat vastleggen is nodig om bijvoorbeeld te weten wanneer, bij welk gedrag, de samenwerking stopt. Voorbeeld kan zijn dat de gemeente de samenwerking stopt omdat de discussie via de pers gaat.
Tot hoever de samenwerking kan gaan moet in kaders vastliggen. Gezamenlijke successen vieren is ook belangrijk en dit kan dan juist wel in de pers.

Tips: het HGB kun je zien als een soort bedrijfje.

1. Organiseer je boodschap eenduidig en in eenvoudige woorden en spreek met één gezicht naar buiten, wees je bewust hoe je iets formuleert en welke effecten dat heeft.
2. Doelen: steeds weer naar de buitenwereld communiceren, profileer je doelstellingen. Je hebt onderhandelingsruimte nodig.
3. Timing: wanneer doe je wat?
4. Budget: zijn er mogelijkheden bij de gemeente.

Een vrijwilligersorganisatie leiden.
De achterban steeds blijven informeren, raadplegen, vitaliseren, belonen, ook degene die weinig tijd beschikbaar heeft maar wel betrokken is.

Bondgenootschappen: het HGB op zich bestaat al uit onderdelen, is al een bondgenootschap. Voorkom ruzies en geef mensen door een informele benadering de kans om zich een meni9ng te vormen. Zorg voor draaiboeken in de kast voor als er bepaalde acties worden gehouden, want er is vrijwel altijd te weinig tijd, zie bijvoorbeeld de Elfstedentochtorganisatie.

Hoe komt het HGB binnen op het gemeentehuis?

Tips:

1. Burgemeester, gemeentesecretaris en griffier werken nauw samen. De griffier is de poortwachter naar de gemeenteraad, de gemeentesecretaris naar het college en het ambtelijk apparaat.
2. Geef meningen in gewone taal, de politicus moet je boodschap in gewone taal kunnen vertalen.
3. Bezoek politieke partijen, ook als je er geen lid van bent.
4. Bedenk wat het belang zou kunnen zijn voor de carrière van een raadslid.

Bestuur benaderen?
Het College heeft het erg druk, dus wees to the point. Een wethouder heeft meestal meer invloed op onderdelen.
Timing: benader ze als het speelt. Je hebt alleen invloed aan het begin van een besluitvormingstraject, daarna wordt het veel moeilijker.
Draag oplossingen aan: de politiek wordt aangesproken op oplossingen.

Ambtenaar: lever teksten aan in de formulering waar de ambtenaar direct iets mee kan. Het benaderen van ambtenaren van andere overheden is een vak apart.

Koepelorganisaties: zoek daarnaar, zij schrijven ook nota’s en beleid. Focus van ambtenaren is gericht op uitvoering en hun bestuur, maar zijn vaak niet extern gericht.

Vanuit de vergadering zijn over de presentatie verder geen vragen en de heer Van Mourik sluit af door het HGB succes te wensen.

4.  Presentatie werkgroep.
Henk Komin bedankt vooraf alle deelnemers van de werkgroep heel hartelijk voor hun inbreng in het voorstel, waarna AB-bestuursleden Bert Jaarsma en Jan Jobsis de resultaten en voorstellen van de werkgroep doornemen.
Zowel de resultaten als de totstandkoming van het voorstel worden gepresenteerd. Het beleidsstuk en de diapresentatie zijn te lezen op de website van het HGB.
Benadrukt wordt dat het gaat om advisering vanuit een cultuurhistorisch kader. De nieuwe afdeling ABE gaat dus niet over de vraag of er iets gebouwd moet worden, maar over de vraag: als er wordt gebouwd, hoe dit kan met behoud van de kernwaarden. Kernwaarden zijn bijvoorbeeld de verkaveling, historische bebouwing, oorspronkelijke ambachten enz.
Ook wordt benadrukt dat je eerst kennis en kunde moet hebben of opbouwen om gesprekspartner te kunnen zijn. Om de doelen te realiseren is het aan het bestuur van de nieuwe afdeling om zelf een beleidsplan voor de komende jaren op te stellen.
Het ABE adviseert formeel aan het Algemeen Bestuur van het HGB en alleen het Algemeen Bestuur adviseert aan derden, zoals het gemeentebestuur.
De werkgroep heeft in een korte tijd en in een constructieve sfeer een goed voorstel weten te realiseren en dit wordt dan ook met gepaste trots gepresenteerd.

5.. Discussie en besluitvorming.

1. Nadat er geen vragen en opmerkingen over de voorgaande presentatie zijn, vraagt de voorzitter aan de aanwezigen of de vergadering akkoord kan gaan met de instelling van een Afdeling Beemster Erfgoed..

Bij acclamatie wordt het voorstel aangenomen.

1. De volgende stap is om het bestuur van de ABE, bestaande uit vijf personen, te benoemen. De voorzitter neemt zitting in het Algemeen Bestuur.

Bestuursleden Bert Jaarsma en Jan Jobsis zullen in de beginfase coach zijn. Een oproep aan de leden om aanmelding voor dit bestuur volgt.
Er is inmiddels al een kandidaat genoemd voor de rol van voorzitter. Er zijn ook al enkele namen van belangstellenden voor een bestuursfunctie. Geïnteresseerden kunnen zich opgeven bij Henk Komin.
In de jaarvergadering van 25 maart 2010 zal het bestuur door de ledenvergadering worden benoemd.

1. Het Algemeen Bestuur stelt vervolgens voor om de genoemde werkgroep te ontheffen van haar taak.

Dit wordt bij acclamatie besloten, met applaus voor het gedane werk.

1. Indien zou blijken dat het functioneren van de ABE een statutenwijziging zou vergen, wordt dit in de jaarvergadering van 2011 aan de leden voorgelegd.

4.  Rondvraag en sluiting.
Voor de ledenvergadering van 25 maart a.s. moeten de financiële stukken aan de kascontrolecommissie worden voorgelegd. Arie Reijm, als oud-penningmeester, neemt hier zitting in. Een tweede persoon wordt hiervoor gevraagd, iemand die hier enig inzicht in heeft.
Graag aanmelden bij Henk Komin.

Ter afsluiting van de bijeenkomst wil de voorzitter graag burgemeester Brinkman bedanken voor zijn komst en hem een kopie aanbieden van de vanavond gehouden presentatie. Hij wil de burgemeester tevens een verzoek doen in de vorm van een brief met vragen vanuit het bestuur.
Burgemeester Brinkman neemt document en brief in ontvangst en spreekt daarbij uit dat hij goed heeft geluisterd naar wat de heer Van Mourik heeft gezegd en dat duidelijk is geworden dat hij e.e.a. aan de wethouder moet voorleggen, wat hij zal doen, waarna het natuurlijk in het College wordt besproken.
Vervolgens zal hij de wethouders waarschuwen niet in dezelfde valkuil te stappen zoals minister Eurlings deed door zijn ziel en zaligheid op te hangen aan één instantie.
Het College is er voor om het algemeen belang af te wegen, het HGB vertegenwoordigt één van de belangen. Daarbij ligt het primaat bij de politiek.
De gemeente is projectmatig bezig en heeft een belangrijk project, Des Beemster, waar een kwaliteitsteam functioneert dat let op de ruimtelijke kwaliteiten. Dit zou een ingang kunnen zijn voor het HGB.
De gemeente wil soepelheid vragen met betrekking tot de samenwerking en dat deze ook in de structuur van de gemeente past.
De heer Brinkman stelt het zeer op prijs dat het HGB kwalitatief goed aan het nadenken is en met name als doel heeft kennis te vergaren. Kennis en kunde worden vanzelf gezag.
Hij gaat het bespreken in het College en eventueel de raad en geeft aan dat het HGB zeker antwoord krijgt op de gestelde vragen.

Tot slot richt Henk Komin ook een dankwoord aan de heer Van Mourik, onder overhandiging van een kistje wijn.
Dank ook aan Bert Jaarsma en Jan Jobsis voor hun presentatie en het werk, evenals de werkgroep.
Dank ook aan Joke Tulp voor het nu al waarnemen van de secretariaatsfunctie.
Tot slot stelt Henk voor om de werking van de nieuwe afdeling voorlopig jaarlijks bij de jaarvergadering te evalueren.
Iedereen dank voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng.

De voorzitter sluit om 22.10 uur de vergadering.